Dokumentieren

Führen Sie Buch über Maßnahmen zur Prävention gegen lärmbedingten Gehörverlust.

Akkurate und vollständiges Buchführen ist mehr als eine gesetzliche Anforderung: Der Aufwand lohnt sich.

Haben wir dokumentiert, was zur Vorbeugung gegen lärmbedingten Gehörverlust unternommen wurde?

  • Hörverlust-Präventionsprogramm

    Wenn der Arbeitgeber dokumentiert, wie und wann die einzelnen Elemente eines Hörverlust-Präventionsprogramms (HVPP) von ihm eingeführt wurden, erleichtert ihm dies den Nachweis der Konformität mit der Europäischen Richtlinie 2003/10/EG über physikalische Einwirkungen (Lärm).

    Gut geführte Aufzeichnungen helfen dem Arbeitgeber zudem bei der Beobachtung, wie sich das Hörvermögen von Mitarbeitern langfristig entwickelt, mögliche Fälle von arbeitsplatzbedingtem Hörverlust zu erfassen und gegebenenfalls auf Schadenersatzansprüche zu reagieren.

Merksätze

    • Die ordnungsgemäße Dokumentation der Präventionsmaßnahmen gegen lärmbedingtem Gehörverlust (Lärmschwerhörigkeit) nützt sowohl dem Arbeitgeber als auch dem lärmexponierten Arbeitnehmer.
    • Vollständige, richtige und genaue Aufzeichnungen ermöglichen die Diagnose, ob eine Hörschwellenverschiebung arbeitsplatzbedingt ist.
    • Die Europäische Richtlinie 2003/10/EG über physikalische Einwirkungen (Lärm) verlangt, dass Arbeitgeber das Ergebnis einer angemessenen Risikobewertung, einschließlich Expositionsmessung, sowie Angaben zur Gesundheitsüberwachung dokumentieren.
    • Gutes Buchführen macht es für den Arbeitgeber einfacher, die Effektivität seines HVPP zu bewerten.
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Einführung in Buchführen

  • In vielen Unternehmen herrscht die Philosophie „alles dokumentieren“, während andere nur im Umfang der Aufzeichnungspflicht Buch führen. Das Dokumentieren aller Maßnahmen, die ergriffen wurden, um die Mitarbeiterexposition gegenüber gefährlichem Lärm zu verringern, bedeutet Mehraufwand – kann den Arbeitgeber aber befähigen, die Effektivität seines Gehörschutzprogramm bei einer behördlichen Prüfung, einem internen Audit oder zur Bewertung des Programms umfänglicher darzustellen.

  • Zu überlegen ist, ob Aufzeichnungen zum Gehörschutzprogramm elektronisch oder in Papierform oder auf beide Arten geführt werden, und ob die Aufzeichnungen zentral oder jeweils am Ort vorgehalten werden sollen. Ein methodisch gut angelegtes, konsequent angewendetes Verfahren verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Aufzeichnungen fehlen, und erhöht den Nutzen der Daten.

  • Der Arbeitgeber muss bezüglich jeder Art von Information, die in einem GHP-Datensatz enthalten ist, entscheiden, wer für die Datenerfassung verantwortlich ist und wer Einsicht in die gespeicherten Datensätze hat. Die Beschränkung des Zugangs zu Datensätzen auf die Personen, die zu Zwecken der Abwicklung des Programms Einsicht haben müssen, verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Daten in irgendeiner Weise kompromittiert oder versehentlich geändert oder gelöscht werden.

  • Da Aufzeichnungen zum Gehörschutzprogramm vertrauliche Gesundheitsinformationen enthalten können, empfiehlt es sich, solche Daten im Sinne des Datenschutzes der einzelnen Mitarbeiter zu schützen und sicherzustellen, dass nur ordnungsgemäß befugte Personen Zugang zu sensiblen Daten haben. Für den Zugriff auf Informationen sowie deren Speicherung und Übermittlung können darüber hinaus einschlägige datenschutz- oder gesundheitsrechtliche Bestimmungen greifen. Lassen Sie sich am besten juristisch beraten, damit solchen Bestimmungen und Vorschriften in vollem Umfang Genüge geleistet wird.


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Was ist gefordert?

Allgemein gesagt, sollen Aufzeichnungen zur Gesundheitsüberwachung der einzelnen Mitarbeiter nach geltendem Gesetz bzw. ärztlicher Praxis geführt werden. Dazu kann zum Beispiel gehören:


  • Aktuelle Zusammenfassung der Ergebnisse der bisherigen Gesundheitsüberwachung
  • Verfügbarkeit von Daten zur späteren Einsichtnahme
  • Strenge Wahrung des Arztgeheimnisses
  • Zugänglichkeit personenbezogener Daten für den Betroffenen

Aus Hörtests aufzubewahrende Aufzeichnungen:


  • Name und Klassifizierung des Mitarbeiters
  • Datum des Audiogramms
  • Name des Untersuchers
  • Datum der letzten Kalibrierung des Audiometers
  • Letzte Lärmexpositionsbeurteilung des Mitarbeiters
  • Messungen der Hintergrundgeräuschpegel in dem Raum, in dem die audiometrische Untersuchung stattfindet

Grundsätzliches zum Buchführen

Die verschafften Vorteile, wenn Arbeitgeber gewissenhaft Buch darüber führen, was sie zur Vorbeugung gegen Gehörverlust unternehmen, stehen, jedenfalls zum großen Teil, in direktem Verhältnis zu der Richtigkeit, Vollständigkeit und Verfügbarkeit von entsprechenden Aufzeichnungen.

  • Genauigkeit und Richtigkeit

    Personen, die in Hörverlust-Präventionsprogrammen arbeiten, sind in ihren Entscheidungen zumeist abhängig von der Qualität der vom Arbeitgeber vorgehaltenen Daten. Fehler oder starke Abweichungen in den Daten lassen Entscheidungsträger die Richtigkeit der Aufzeichnungen anzweifeln und erschweren die effektive Verwaltung des Programms. Um dies zu vermeiden, setzen Sie ein robustes Dokumentationsverfahren auf und sorgen dafür, dass sich die Beteiligten an dieses Verfahren halten. Jede Person, die Zugriff auf HVPP-Datensätze hat, sollte in Anzeichen dafür geschult werden, dass Aufzeichnungen nicht akkurat sind oder nicht wiedergeben, was zur Umsetzung des Programms getan wurde. Lassen Sie sich auch juristisch beraten, um sicherzugehen, dass allen gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen, die den Zugriff auf personenbezogene und Gesundheitsdaten sowie deren Speicherung und Übermittlung regeln, Genüge geleistet wird.

  • Vollständigkeit

    Aufzeichnungen sind dann am meisten wert, wenn sie vollständig und über die Zeit konsequent und einheitlich geführt wurden. Für die Daten audiometrischer Untersuchungen gilt dies im Besonderen. Wenn audiometrische Aufzeichnungen darauf hindeuten, dass bei einem Mitarbeiter eine Hörschwellenverschiebung eingetreten ist, sind eventuell Folgemaßnahmen seitens des Arbeitgebers angezeigt. Fehlende Daten, unrichtige Informationen oder lückenhafte Aufzeichnungen machen es dem Audiologen oder Arzt, der diese Entscheidung anhand der Aufzeichnungen treffen soll, sehr schwer, und dem Arbeitgeber bleibt gegebenenfalls nur die Möglichkeit anzunehmen, dass der Hörverlust arbeitsplatzbedingt ist.

  • Verfügbarkeit

    Die Daten sind vom Arbeitgeber zu schützen, andererseits müssen bestimmte Daten Mitarbeitern, deren Vertretern, Mitgliedern des HVPP-Teams und Prüfern oder Behördenvertretern zur Verfügung gestellt werden. Anzuraten ist ein Dokumentenkontrollsystem, in dem eine begrenzte Anzahl Personen mit direktem Zugriff auf die Datensätze Kopien der Dokumente an andere weitergeben kann, die hierein Einsicht haben müssen.


Weiterführendes

  • Aufbewahrung von Aufzeichnungen

    Aufzeichnungen zu Lärmexpositionsmessungen und Hörtests werden normalerweise für unbestimmte Zeit aufbewahrt.

     

    Andere Aufzeichnungen sollten unter Umständen für denselben Zeitraum aufbewahrt werden, wie zum Beispiel über:


    • Mitarbeiterschulung
    • Dichtsitzprüfung von Gehörschutz
    • Lärmschutzprojekte
    • Otoskopische Befunde (soweit relevant)

     

  • Vertraulichkeit gesundheitsbezogener Daten

    Die EU-Länder regeln, wie gesundheitsbezogene Daten zu schützen sind und inwiefern Arbeitgeber und Gesundheitsdienstleister vertrauliche Gesundheitsinformationen weitergeben dürfen. Informieren Sie sich daher über die im Land gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.

     

    Lassen Sie sich auch juristisch beraten, um sicherzugehen, dass allen gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen, die den Zugriff auf personenbezogene und Gesundheitsdaten sowie deren Speicherung und Übermittlung regeln, Genüge geleistet wird.


Welche Überlegungen sind wichtig?

    • Regelmäßige Audits durchführen, um Lücken in den Aufzeichnungen des Programms zu erkennen?
    • Zentrale Datenbank mit HVPP-Dokumenten aus allen Arbeitsstätten im Unternehmen erstellen, um den nötigen Zugriff zu erleichtern?
    • Dokumentenabfragesystem einrichten, sodass diejenigen, die Einsicht in Datensätze haben müssen, Zugang hierzu haben?
    • Die audiometrischen Daten mit regelmäßigen Back-ups sichern, einschließlich Langzeitarchivierung und -verfügbarkeit?

WICHTIGER HINWEIS:

Dieser Information sind in bestimmten Ländern aktuell geltende Vorschriften zugrunde gelegt. In anderen Ländern oder örtlich können abweichende Anforderungen gelten. Beachten Sie stets die Gebrauchsanleitung eines Produkts und einschlägige nationale Regelwerke. Diese Website ist zur allgemeinen Information bestimmt und nicht als Grundlage für konkrete Entscheidungen gedacht. Das Lesen dieser Informationen vermittelt keine Fachkompetenz im Gebiet Sicherheit und Gesundheit. Die Informationen sind am Datum der Veröffentlichung aktuell, künftige Anforderungen können abweichen. Die Informationen sollten nicht für sich allein, sondern in einem größeren Zusammenhang betrachtet werden. Oft finden Sie an anderer Stelle weiterführende oder erläuternde Informationen. Geltenden Gesetzen und Vorschriften ist in jedem Fall Folge zu leisten.

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